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RATGEBER · TERMINAUSFÄLLE

No-Shows reduzieren, ohne Kunden zu vergraulen.

Ein nicht erschienener Kunde kostet die volle Zeit, aber bringt keinen Umsatz. Die gute Nachricht: Die meisten No-Shows entstehen nicht aus Absicht, sondern aus Vergessen – und genau dagegen lässt sich einfach etwas tun.

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Zuletzt aktualisiert am

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Auf dieser Seite 4 Themen
  1. Wie reduziert man No-Shows bei Terminen?
  2. Vergessen schlägt Absicht.
  3. Acht Hebel, sortiert nach Aufwand.
  4. Wie Sie Regeln formulieren, ohne abzuschrecken.

Wie reduziert man No-Shows bei Terminen?

No-Shows entstehen meist durch Vergessen und nicht durch Absicht. Die naheliegenden Hebel sind deshalb eine Erinnerung kurz vor dem Termin, eine einfache Möglichkeit zum Absagen oder Umbuchen sowie klar und freundlich formulierte Stornoregeln, die vor der Buchung sichtbar sind.

  • Automatische E-Mail-Terminerinnerungen übernimmt Bookanord im Pro-Tarif.
  • Eigene Stornierungsregeln und No-Show-Markierungen gehören ebenfalls zu Pro.
  • Im Free-Tarif erhalten Kundinnen und Kunden eine Buchungsbestätigung per E-Mail.

BELEGTE ZAHL

10 bis 20 % der Arzttermine werden nicht abgesagt – bis zu jeder fünfte Patient erscheint nicht zum vereinbarten Zeitpunkt.

Die Zahl stammt aus dem Gesundheitswesen und lässt sich nicht eins zu eins auf Salons übertragen. Sie zeigt die Größenordnung, um die es bei nicht abgesagten Terminen geht.

Quelle: Kassenärztliche Bundesvereinigung, zitiert im Deutschen Ärzteblatt, Heft 8/2025

WARUM TERMINE AUSFALLEN

Vergessen schlägt Absicht.

Wer einen Termin drei Wochen im Voraus bucht, hat ihn oft nur im Kopf und nicht im Kalender. Dazu kommen Termine, die zu einem Zeitpunkt gebucht wurden, der später nicht mehr passt – und die niemand absagt, weil eine Absage unangenehm ist oder schlicht zu umständlich.

Daraus folgt die wichtigste Erkenntnis für die Praxis: Erinnerung und eine einfache Absagemöglichkeit wirken stärker als Strafgebühren. Ein Kunde, der rechtzeitig absagt, gibt Ihnen die Chance, den Platz neu zu vergeben. Ein Kunde, der sich wegen einer angedrohten Gebühr gar nicht mehr meldet, kostet Sie den Termin trotzdem – und womöglich die Beziehung.

DIE MASSNAHMEN

Acht Hebel, sortiert nach Aufwand.

Fangen Sie oben an. Die ersten drei Punkte kosten fast nichts und decken erfahrungsgemäß den größten Teil der vermeidbaren Ausfälle ab.

  • Sofortige Terminbestätigung per E-Mail, damit der Termin schriftlich vorliegt
  • Erinnerung 24 Stunden vorher – der wirksamste einzelne Hebel
  • Termin zum Eintragen in den eigenen Kalender anbieten
  • Absagen einfach machen: ein Link schlägt einen Anruf
  • Klare, freundlich formulierte Stornofrist kommunizieren
  • Bei Erstkunden telefonisch oder per Nachricht kurz bestätigen
  • Wiederholte No-Shows im Kundenprofil vermerken
  • Bei langen oder teuren Terminen über Anzahlung nachdenken
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Bookanord Dashboard – Tagesübersicht mit Terminen, Auslastung und Posteingang

TONFALL ENTSCHEIDET

Wie Sie Regeln formulieren, ohne abzuschrecken.

Kommt gut an

  • „Sagen Sie uns bis 24 Stunden vorher Bescheid, dann können wir den Platz weitergeben.“
  • Erinnerung als Service formulieren, nicht als Mahnung
  • Absagelink direkt in Bestätigung und Erinnerung
  • Verständnis zeigen, wenn etwas dazwischenkommt

Sorgt für Reibung

  • Gebühren androhen, bevor überhaupt etwas passiert ist
  • Absage nur telefonisch während der Öffnungszeiten zulassen
  • Mehrere Erinnerungen kurz hintereinander senden
  • Stornoregeln erst im Kleingedruckten erwähnen
Was Bookanord dabei übernimmt.

Die Terminbestätigung per E-Mail ist bereits im kostenlosen Tarif enthalten. Automatische Erinnerungen vor dem Termin, das Markieren von No-Shows im Kundenprofil sowie individuelle Stornierungsregeln gehören zu Bookanord Pro. Ob eine Ausfallgebühr in Ihrem Fall zulässig und sinnvoll ist, klären Sie bitte selbst – das hängt von Ihrer Vereinbarung mit den Kundinnen und Kunden ab.

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HÄUFIGE FRAGEN

Häufige Fragen.

Wir helfen auch persönlich weiter.Eine Frage stellen
01Wie viele Erinnerungen sind sinnvoll?

In der Regel genügt eine Erinnerung etwa 24 Stunden vor dem Termin. Bei Terminen, die weit im Voraus gebucht wurden, kann eine zusätzliche Erinnerung wenige Tage vorher helfen. Mehr als zwei wirken schnell aufdringlich.

02Darf ich eine Ausfallgebühr verlangen?

Das hängt davon ab, was Sie mit Ihren Kundinnen und Kunden vereinbart haben und wie transparent die Regel vor der Buchung kommuniziert wurde. Lassen Sie sich das im Zweifel rechtlich bestätigen – dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

03Hilft eine Anzahlung gegen No-Shows?

Bei langen oder hochpreisigen Terminen ja, weil die Verbindlichkeit steigt. Bei kurzen Standardterminen steht der Aufwand meist nicht dafür, und die Hürde kann Neukunden abschrecken.

04Was mache ich mit Kunden, die mehrfach nicht erscheinen?

Vermerken Sie es im Kundenprofil und sprechen Sie es beim nächsten Kontakt freundlich an. Manche Betriebe vergeben an diese Kunden nur noch Termine mit vorheriger Bestätigung oder Anzahlung.